Rekommendationer för politiska sammanträden med anledning av covid-19

Folkhälsomyndigheten rekommenderar att en riskbedömning görs inför sammankomster för att utvärdera risker och för att kunna vidta riskreducerande åtgärder. Detta omfattar bland annat politiska möten. Följande rekommendationer gäller för de politiska sammanträdena i Götene kommun med anledning av Coronaviruset.

Demokratin hålls igång men kan behöva anpassas

Utgångspunkten är att sammanträden i kommunens beslutande organ, så som fullmäktige och nämnder ska genomföras med så få störningar och avsteg som möjligt.

Ordföranden bör dock inför varje sammanträde göra en bedömning av:

• vilka ärenden som ska prioriteras
• vilka ärenden som kan utgå, skjutas fram eller fattas med ordförandebeslut
• om det behöver ges någon utökad delegation under en viss tid.
  

Information om antalet ledamöter som krävs för att vara beslutande i varje politisk instans finns längre ner. Det är viktigt att ersättare inom respektive parti är beredda på att kallas in med kort varsel.

Presidiet kan behöva involvera den eller de ledamöter som står näst i tur att tjänstgöra som ordförande, i förberedelserna.

Om det finns särskilda skäl får ordförande ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om möjligt ska samråd ske med vice ordförande. Detta finns reglerat i samtliga reglementen.

Läs mer om detta på Sveriges Kommuner och Regioners (SKR) hemsida.

Risker och åtgärder

Allmänna rekommendation att påminna om inför möten:

• Folkhälsomyndigheten uppmanar människor med symtom, även milda, att undvika sociala kontakter för att inte smitta andra. Det gäller både i arbetslivet och i privatlivet.
  
• Stanna hemma så länge du känner dig sjuk. Vänta minst två dygn efter att du blivit frisk innan du deltar vid politiska möten.
  
• Du som är över 70 år uppmanas att begränsa dina kontakter med andra människor så långt som möjligt under en tid framöver. Det gäller även om du känner dig frisk.
  
• Handhygien: Tvätta händerna ofta med tvål och varmt vatten. Det gäller förstås även före och under våra möten enligt rekommendation, innan måltid och efter toalettbesök. Hosta och nys i armvecket eller i en pappersnäsduk.
  

Antal deltagare

Folkhälsomyndigheten uttalar ett antal riskfaktorer för smittspridning. Antalet deltagare är en sådan. Därför är kommunens råd till ersättare att under den här perioden inte närvara på möten om man inte är kallad att tjänstgöra.
Handläggares deltagande vid sammanträden bör också begränsas i den mån det fungerar.

Lokal för mötet

Det är viktigt att lokalen är så rymlig som möjligt för att kunna sitta en bit ifrån varandra. Därför rekommenderas att boka om till en större lokal om det är möjligt, exempelvis Sessionssalen eller Götenesalen i Centrumhuset.

Mötets längd

Längden på mötet är också en riskfaktor, mer än ett par timmar kan öka risken för smittspridning. Därför rekommenderas att när det är möjligt korta tiden för mötet, exempelvis avstå från fika samt prioritera vad som ska tas med på dagordningen. Å andra sidan kan man väga in att ta beslut i så många ärenden som möjligt när mötet ändå är samlat.

På Folkhälsomyndighetens hemsida finns stöd för riskbedömningar av sammankomster.

Fatta brådskande beslut

Brådskande beslut – ordförande

Brådskande beslut kan med stöd av kommunallagen (6 kapitlet 39 §) fattas av ordförande för respektive nämnd om nämnden delegerat den rätten. I Götenes nämnder finns den möjligheten i samtliga reglementen.

Detta sker enligt rutin genom att beslutet dokumenteras och anmäls till nästkommande nämndsmöte.

Observera också att det inte finns något beredningstvång i nämnderna. Det innebär att arbetsutskottet inte måste ha behandlat ärendet innan nämnden gör det, även om det är önskvärt ur ett kvalitetsperspektiv.

Krisledningsnämnden

Krisledningsnämnden kan aktiveras under extraordinära händelser i fredstid.

Det är ordförande i krisledningsnämnden som avgör när nämnden ska kallas in.

I en extraordinär situation kan krisledningsnämnden besluta om att ta över verksamhet från nämnderna om det är nödvändigt med hänsyn till situationen. Kommunens grundinställning är att så långt som det är möjligt bedriva verksamhet inom ordinarie politiska instanser.

Ledamöter och ersättare i krisledningsnämnden är de samma som i kommunstyrelsens arbetsutskott.

Läs mer om kommuner och regioners åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap (Lag 2006:544)

Deltagande på distans

I nya kommunallagen finns en möjlighet att låta ledamöter delta i fullmäktige- och nämndsammanträden på distans om fullmäktige beslutat om det (5:16 kommunallagen).

Götenes egna nämnder (socialnämnd, nämnden för utbildning, kultur och fritid, miljö- och bygglovnämnden) har möjlighet att låta ledamöter delta på distans, vilket är beslutat om i respektive nämnds reglemente.

Kommunfullmäktige kommer vid mötet den 30 mars 2020 föreslås besluta att införa möjligheten även för ledamöter i fullmäktige att närvara på fullmäktiges möten på distans, liksom för de gemensamma nämnderna med Skara kommun, nämnden för service och teknik och lönenämnden.

Viktiga förutsättningar för att delta på distans

Deltagande på distans förutsätter ljud- och bildöverföring i realtid. Det innebär att den som deltar på distans kontinuerligt under sammanträdet måste kunna se och höra samtliga deltagare. De som deltar i sammanträdeslokalen måste på samma sätt kunna se och höra samtliga distansdeltagare.

Det ska understrykas att det är av yttersta vikt att kommunallagens krav på tekniken efterlevs. Detta eftersom besluten annars riskerar att upphävas för det fall att de skulle bli föremål för domstolsprövning.

Även om fullmäktige och nämnderna formellt sett kommer ha möjlighet att låta ledamöter genomföra sammanträden på distans, innebär detta tekniska utmaningar som i dagsläget därför behöver testas.

Det är enligt reglementet ordföranden i respektive nämnd som avgör om deltagande på distans får ske.

Kommunen arbetar just nu med att säkerställa att det ska finnas en väl fungerande teknisk lösning.

Beslutsförhet

I kommunstyrelse och nämnder måste fler än hälften av ledamöterna vara närvarande för att nämnden ska vara beslutsför (6:27 kommunallagen). Kravet gäller även för fullmäktige (5:45 kommunallagen).

Här kan du läsa vad som står i kommunallagen.

Kommunfullmäktige

För att kommunfullmäktige med 41 ledamöter ska vara beslutsföra krävs att 21 förtroendevalda är närvarande.

Kommunstyrelsen (KS), socialnämnden (SN), nämnden för utbildning, kultur och fritid (UKF)

I nämnderna som har 11 ledamöter (och 11 ersättare) behöver 6 förtroendevalda närvara för att nämnden ska få fatta beslut.

Utskott för KS, SN och UKF

För att utskotten med 5 ledamöter (och 5 ersättare) ska få fatta beslut krävs 3 förtroendevalda.

Nämnden för service och teknik

I en nämnd med 10 ledamöter (och 10 ersättare) krävs 6 förtroendevalda för att få fatta beslut.

Miljö- och bygglovsnämnden

För att besluta i en nämnd med 5 ledamöter (och 5 ersättare) krävs att 3 förtroendevalda närvarar.

Överförmyndarnämnden

I en nämnd med 3 ledamöter (och 3 ersättare) krävs att 2 förtroendevalda närvarar.

Lönenämnden

För att besluta i en nämnd med 4 ledamöter (och 4 ersättare) krävs att 3 förtroendevalda närvarar.

Några ord från våra ledande politiker

"Vi tillsammans"

"Vi bedömer att kommunen har läget under god kontroll och vi vet att alla, politiker och tjänstepersoner, arbetar målmedvetet enligt de olika planer som finns. Att demokratin i kommunen fortsätter att fungera är av yttersta vikt. Vi har alla som ledande politiker en skyldighet att se till att de demokratiska processerna hålls uppe och att de politiska besluten som behövs kan fattas, oavsett om det gäller särskilda, akuta beslut kring krisen eller mer normala, långsiktiga beslut för vår kommun.

Ta hjälp av varandra och lös uppkomna frågor i era beslutande organ på ett sunt och genomtänkt sätt, så är vi övertygade om att vi kommer att komma ut stärkta ut ur den nuvarande krisen, både som organisation och som politiker."

Håkan Ernklev
Kommunfullmäktiges ordförande

Susanne Andersson
Kommunalråd

Åke Fransson
Kommunfullmäktiges vice ordförande

Åsa Karlsson
Oppositionsråd