Riktlinjer för representation i Götene kommun

Med representation avses varje form av värdskap utövat av kommunen och/eller dess helägda bolag genom förtroendemän och/eller anställda.

I skattelagstiftningen finns ingen bestämd definition över vad som är representation. Det som skatteverket anger i sina allmänna råd är att representation kan vara utgifter för mat och dryck, logi, transporter, särskilda besök och föredragningar, gåvor, bidrag till arrangemang samt uppvaktningar och liknande. Representation ska ha ett direkt samband med kommunens/bolagets verksamhet.

Antagen av: Kommunstyrelsen

Datum för antagande: 2020-09-02 § 183

Här kan du läsa riktlinjen som pdf Pdf, 342.7 kB. (Pdf, 342.7 kB)

Måttfullhet bör iakttas i samband med all representation. Måttfullhet innebär att kommunen/bolaget inte bjuder på alkohol. Om det är särskilt motiverat med hänsyn till omständigheterna får, efter respektive värds bedömande, öl och vin serveras i normal måltidsomfattning. Exempelvis vid utländskt besök eller med hänsyn till sedvänja och kutym.

Måttfullhet innebär även att beloppsmässigt försöka hålla sig inom skatteverkets regler för momsavdrag.

Extern representation, konto 7100

Extern representation är ett uttryck för sedvanlig gästfrihet i form av värdskap vid studiebesök, vänortsbesök, kongresser eller liknande aktiviteter som tilldrar sig i kommunen/bolaget, samt även vid affärsöverläggningar och dylikt med utomstående. Det räcker med att endast en deltagare i sällskapet är extern för att representationen ska ses som extern och inte intern.

Representationen ska ske med omdöme och restriktivitet och alltid ha ett omedelbart samband med och direkt värde för verksamheten. Det gäller både tidpunkt och plats för representationen samt de personer mot vilka representationen riktar sig.

Det bör normalt sett inte vara fler deltagare från kommunen och dess bolag än utomstående gäster.

Kommunen/bolaget ska inte använda sig av representation i samband med upphandling eller vid myndighetsutövning.

Intern representation, konto 7110

Med intern representation menas representation som enbart riktar sig till anställda och förtroendevalda i Götene kommun och/eller dess helägda bolag. Exempel är informationsmöten, personalfester och julbord för anställda.

Redovisning av representation

Enligt god redovisningssed ställs mycket stora krav på hur en verifikation som avser representation ska vara utformad.

Verifikation och underlag

Den som ansvarar för ett representationstillfälle ska se till att:

• verifikationen är specificerad
• anledningen till/syftet med representationen anges
• deltagare vid representationen namnges
• datum för representationen framgår
• Rätt momsavdrag görs

En verifikation kan till exempel vara en leverantörsfaktura.

Beslutsattesten ska utföras av överordnad till den som ansvarat för representationen.

När konton för representation, 7100 extern representation eller 7110 personalrepresentation, används vid kontering av en leverantörsfaktura krävs en anteckning om anledningen till/syftet med representationen, namnet på deltagarna samt datum när representationen ägde rum.

Moms och avdrag vid representation

Avdrag för moms vid representation får göras om kostnaderna har ett omedelbart samband med verksamheten. Det gäller till exempel när representationen ingår som ett naturligt led i affärsförhandlingar eller vid personalvård.

Du ska också ha en verksamhet där du har rätt att få tillbaka eller är skyldig att betala moms. Representation kan till exempel ske i samband med en lunch eller middag eller i samband med ett mingel där det enbart finns drycker.

Begräsning i momsavdrag

Avdrag för moms görs enligt skatteverkets regler för momsavdrag. För aktuella belopp och regler, läs mer på Skatteverkets hemsida.

För att räkna ut momsavdrag har Skatteverket en räknehjälp på sin hemsida. Räknehjälpen hjälper till att räkna ut hur mycket moms man kan dra av för representation i form av lunch, middag och enklare förtäring.

Mutor och jäv

Riktlinjer kring mutor och jäv inom Götene kommun antogs av kommunstyrelsen 2014-02-05, § 10. Riktlinjerna bygger på Sveriges kommuner och landstings material ”Om mutor och jäv-Vägledning för anställda inom kommuner, landsting och regioner”, reviderad 2012-09-01.

Nedan följer en sammanfattning av riktlinjerna kring mutor och jäv.

Som anställd i Götene kommun arbetar vi på medborgarnas uppdrag. Vi som är verksamma här har ett särskilt ansvar mot medborgarna att bekämpa mutor och andra former av korruption samt att i övrigt upprätthålla kraven på saklighet och opartiskhet. På så sätt rubbas inte medborgarnas förtroende och rättssamhället försvaras och stärks. Detta lägger ett stort ansvar på var och en av oss. Inom kommunen handlägger vi ärenden och sköter andra uppgifter som ofta har stor betydelse för enskilda människor eller företag.

En grundförutsättning är att vi aldrig agerar på ett sådant sätt att förtroendet för myndigheters, styrelsers, nämnders eller förvaltningars saklighet eller opartiskhet kan rubbas. En anställd eller förtroendevald ska inte ens kunna misstänkas för att låta sig påverkas av ovidkommande önskemål eller hänsyn i sitt arbete.

Mutor

Sedan 1 juli 2012 finns lagreglerna om tagande och givande av muta i 10 kap. brottsbalken (BrB). De omfattar alla arbetstagare och uppdragstagare, oavsett om de är anställda i offentlig eller privat tjänst och oberoende av befattning eller anställningsform. Reglerna omfattar även förtroendevalda. Regler om åtal finns även i 20 kap. BrB och brottet tagande av otillbörlig förmån vid röstning finns i 17 kap. BrB.

Mutbrott begås när en arbetstagare eller uppdragstagare för sin egen eller för någon annans räkning tar emot en muta eller annan otillbörlig förmån för sin tjänsteutövning.

Gränsen mellan en ”tillbörlig” och en ”otillbörlig” belöning eller förmån är flytande och kan växla från tid till annan liksom mellan olika verksamhetsområden. Man kan konstatera att domstolarna ställer särskilt höga krav på anställda i den offentliga sektorn. Synnerligt strängt ser man på integritetskänsliga situationer såsom myndighetsutövning och offentlig upphandling.

Frågor som du bör ställa dig om du erbjuds något av en utomstående part

• Är det en förmån och varför erbjuds den mig?
• Finns det koppling mellan förmånen och min tjänsteutövning?
• Hur är förmånen beskaffad och vad är den värd?
• Vilket inflytande har jag på min arbetsgivares relation med den som erbjuder förmånen?

Om du är osäker på hur ett erbjudande om en gåva eller förmån ska hanteras bör du ta upp frågan med din chef för bedömning. En otillbörlig gåva kan naturligtvis inte bli tillbörlig genom att en chef godkänner den.

Exempel på otillåtna gåvor/förmåner

• Penninggåvor i kontanter, värdepapper och liknande.
• Gåvor till och testamenten till förmån för anställda i kommunens hemtjänst eller vårdorganisation.
• Penninglån på särskilt gynnsamma villkor.
• Borgensåtagande eller skuldtäckning.
• Köpeskilling eller fordran, amortering eller ränta som efterskänks.
• Bonusarrangemang av olika slag till exempel vid varuinköp eller flygresor och hotellvistelser om förmånen tillfaller den anställde och inte arbetsgivaren.
• Att förfoga över fordon, båt, fritidsbostad eller liknande för privat bruk.
• Helt eller delvis betalda nöjes eller semesterresor av kommunens motpart, på arbetstid eller fritid.
• Middag/julbord och andra liknande exklusiva bjudmåltider.

Exempel på tillåtna gåvor förmåner

• Enstaka befogade arbetsmåltider av vardaglig karaktär.
• Mindre varuprover eller enklare prydnadsföremål och minnesgåvor.
• Enklare uppvaktning på födelsedagar eller vid sjukdom.

Jäv

Lagreglerna om jäv för anställda och förtroendevalda i kommuner, landsting och regioner finns i 6 kap. 24 - 27 §§ kommunallagen. Reglerna talar om när en anställd eller förtroendevald ska anses ha ett sådant intresse i ett ärende att hans eller hennes opartiskhet kan ifrågasättas.

När är man jävig?

Nedan följer exempel på fall när man är jävig.

• om du eller någon närstående är sökande i ärendet eller om ärendets utgång kan väntas medföra synnerlig nytta eller skada för dig eller en närstående.

Du kan också vara jävig om det finns någon annan särskild omständighet som skulle kunna rubba förtroendet för din opartiskhet, till exempel om du är

• vän eller ovän med någon som är part eller intressent i ärendet,
• ekonomiskt beroende av en part eller intressent,
• engagerad i saken på ett sådant sätt att misstanke lätt kan uppkomma att det brister i förutsättningarna för en opartisk bedömning.

I myndigheters verksamhet förekommer ibland situationer som inte är entydiga eller enkla att bedöma ur jävssynpunkt. Det kan finnas omständigheter som helt enkelt inte ”känns bra” och som därför kan ifrågasättas. I denna gråzon av olika förhållanden, bindningar eller intressekonflikter mellan dig som tjänsteman eller förtroendevald och någon part i ärendet kan omständigheterna vara av den karaktären att myndighetens trovärdighet skulle kunna skadas även om det inte är fråga om jäv i lagens mening.

I alla sådana fall kan en försiktighetsprincip tillämpas som innebär att det kan vara bäst att avstå från att delta i hanteringen av ärendet ”för säkerhets skull”.