Riktlinje för styrdokument

Riktlinjen för styrdokument finns till för att visa vilken struktur och beslutsnivå som finns för de styrdokument som kommunen själva beslutar om. Det är viktigt att kommunens dokument är tydliga och konkreta. Detta dokument förklarar den dokumentstruktur som finns och ska användas vid framtagande av kommunens egna styrdokument.

1. Inledning

Det finns styrdokument som en kommun måste ha och som anges i olika lagar. Utöver de styrdokument som lagen kräver kan kommunen själv bestämma vilka typer av styrdokument som behövs och hur dessa ska utformas.

Denna riktlinje för styrdokument visar på vilken struktur och beslutsnivå som finns för de styrdokument som kommunen själv beslutar om. En tydlig namngivning av dokumenten underlättar både för dem som ska skriva dokumenten och för dem som ska förstå och använda dem i verksamheten.

Styrdokument delas in i två grupper:

1. Styrdokument som beslutas på politisk nivå – till dem hör policys, strategier, program, riktlinjer, regler och planer.
2. Styrdokument som beslutas på tjänstepersonsnivå – till dem hör planer, regler och rutiner/anvisningar.

Det är viktigt att styrdokumenten samordnas och att de är konkreta, tydliga och så få som möjligt. Styrdokumenten ska vara förenliga med kommunens vision, mål, värdegrunder och vad lagen anger.

Riktlinje för styrdokument gäller både vid framtagande av nya styrdokument och vid revidering av redan gällande styrdokument.

För att få ytterligare vägledning när styrdokument ska tas fram, upphävas eller revideras finns Rutin för styrdokument som är ett komplement till denna riktlinje. I rutinen finns bland annat information om dokumentmallar, dokumentansvar och registrering.

1.2 Syfte

Syftet med denna riktlinje är att ha en:

• gemensam namngivning
• tydlig struktur för styrdokument
• ansvarsfördelning för styrdokument

1.3 Avgränsning

Det finns styrdokument som reglerar kommunens verksamhet men som följer en egen logik och som därför inte omfattas av den här riktlinjen. Dock omfattas även den typen av dokument av Rutin för styrdokument som till exempel beskriver användning av mallar och registrering. Exempel på sådana styrdokument är:

• Nämndernas reglementen, kommunfullmäktiges arbetsordning, bolagsordning och ägardirektiv, delegationsordningar med flera.
• Budgetdokumentet som kommunfullmäktige årligen fattar beslut om och som är kommunens övergripande styrdokument för den verksamhet som utförs. Det innehåller bland annat kommunens vision, kommunens värdegrund samt mål för verksamheten. Motsvarande gäller dokumenten som innehåller nämndernas verksamhetsbudget.
• Taxor, avgifter och lokala föreskrifter definieras inte som styrdokument som styr kommunens verksamhet, eftersom de främst styr medborgarnas rättigheter och skyldigheter.
• Dokument med benämning eller innehåll som regleras av lagen. Det gäller översiktsplan, detaljplan, program till detaljplan, områdesbestämmelser som regleras av plan- och bygglagen eller andra styrdokument som regleras av lag.

2. Styrdokument som beslutas på politisk nivå

2.1 Policy

En policy talar om hur kommunen ska förhålla sig och agera till en viss fråga eller företeelse. En policy beskriver principer som är viktiga för kommunen eller fastslår en inriktning. Policyn ska vara kortfattad och kan konkretiseras i andra styrdokument.

• Policys beslutas av kommunfullmäktige.
• En policy gäller tillsvidare.

2.2 Strategi

En strategi är översiktlig och beskriver de viktigaste inriktningarna inom ett övergripande område inom kommunens ansvar. En strategi omfattar alltid mer än en nämnds ansvarsområde. Strategin pekar ut långsiktiga inriktningar som är viktiga och ska ge vägledning och förståelse för de långsiktiga ambitionerna inom kommunen. Strategier ska det inte finnas så många av eftersom de handlar om de stora sammanhangen.

• Strategier beslutas av kommunfullmäktige.
• En strategi ska gälla under en begränsad tidsperiod exempelvis under en mandatperiod eller längre.

2.3 Program

Ett program beskriver vad kommunen ska uppnå inom ett särskilt eller avgränsat område. Det talar om vilka de viktigaste inriktningarna är inom området, det vill säga vad som är prioriterat under den tid som programmet gäller. Programmet kan också ge förslag på hur verksamheten bör arbeta för att följa de inriktningar som pekats ut. Programmet ska göra det möjligt att skriva en plan för den aktuella verksamheten.

• Program beslutas av kommunfullmäktige.
• Ett program ska gälla under en begränsad tidsperiod, exempelvis under en mandatperiod.

2.4 Riktlinjer

Riktlinjer vägleder och ger stöd för hur vi ska agera inom ett visst område. De kan ange vilken typ av åtgärder och tillvägagångssätt som verksamheten bör välja. Riktlinjer lämnar visst utrymme att utforma detaljer inom satta gränser.

• Riktlinjer som gäller verksamhetsområde inom kommunstyrelse eller nämnd beslutas av respektive instans.
• Riktlinjer som gäller verksamhetsområden som är gemensamma för flera nämnder beslutas av kommunfullmäktige.
• En riktlinje gäller tillsvidare.

2.5 Regler

Regler anger tydliga gränser för vad som är tillåtet eller otillåtet i olika situationer. Regler sätter gränser och förbjuder vissa beteenden. Regler får inte innehålla vaga formuleringar utan ska kännetecknas av ord och uttryck som ”ska”, ”måste” och ”får inte”. Exempel på regler som beslutas politiskt kan vara regler för skolskjuts.

• Regler beslutas av kommunstyrelse/ansvarig nämnd.
• Regler gäller tillsvidare.

2.6 Plan

En plan är en instruktion över initiativ som ska tas. Planen ger direktiv till nämnder och verksamheter att utföra olika saker, och anger tidplan. Läsaren har rätt att ställa höga krav på de konkreta besked som planen ska leverera. Vid framtagande av planen måste man därför försäkra sig om att den svarar på frågorna vad, vem och när. Planen ska beskriva de önskade åtgärderna så konkret att det säkrar det önskade utförandet, oavsett vem som gör dem. Av planen ska framgå:

• vem som har ansvar för att åtgärderna blir gjorda,
• tidplan för åtgärderna,
• hur eventuell uppföljning ska ske.

Planen presenterar vad som ska göras, inte det man hoppas eller önskar åstadkomma. Den får inte stanna vid att vara en inventering eller en önskelista. Det får inte vara någon tvekan om ansvar och tidplan för de åtgärder som anges i planen.

• Planer beslutas av fullmäktige om de har stor dignitet och stort allmänt intresse samt av kommunstyrelse/ansvarig nämnd om det gäller en mindre plan.
• Planer gäller tillsvidare.

3 Styrdokument som beslutas på tjänstepersonnivå

3.1 Plan

En plan eller planering beskriver genomförandet av en aktivitet och ska vara en instruktion över ett antal aktiviteter och i vilken ordning dessa ska genomföras. Läsaren har rätt att ställa höga krav på de konkreta besked som planen ska leverera. Vid framtagande av planen måste man därför försäkra sig om att den svarar på frågorna vad, vem och när. Planen ska beskriva de önskade åtgärderna så konkret att det säkrar det önskade utförandet, oavsett vem som gör dem. Av planen ska framgå:

• vem som har ansvar för att åtgärderna blir gjorda,
• tidplan för åtgärderna,
• hur eventuell uppföljning ska ske.

Planen presenterar vad som ska göras, inte det man hoppas eller önskar åstadkomma. Den får inte stanna vid att vara en inventering eller en önskelista. Det får inte vara någon tvekan om ansvar och tidplan för de åtgärder som anges i planen.

• Planer beslutas av ansvarig chef.
• Planer ska gälla under en begränsad tidsperiod, tills att de är genomförda eller inte längre aktuella.

3.2 Regler

Regler anger tydliga gränser för vad som är tillåtet eller otillåtet i olika situationer. Regler sätter gränser och förbjuder vissa beteenden. Regler får inte innehålla vaga formuleringar utan ska kännetecknas av ord och uttryck som ”ska”, ”måste” och ”får inte”. Exempel på regler som beslutas av ansvarig chef kan vara ordningsregler.

• Regler beslutas av ansvarig chef.
• Regler gäller tillsvidare.

3.3 Rutin/anvisning

Rutiner eller anvisningar anger detaljerade instruktioner om verkställighet och kan exempelvis avse verkställigheten av politiskt beslutade riktlinjer eller andra styrdokument. Rutiner eller anvisningar kan även bestå av beskrivningar för handläggning av lagstyrda ärenden.

• Rutiner/anvisningar beslutas av ansvarig chef.
• Rutiner/anvisningar gäller tillsvidare.