Valnämnden ansvarar för kommunens genomförande av allmänna val, folkomröstningar och val till Europaparlamentet. Valnämnden har bland annat till uppgift att: utse röstmottagare, besluta om vallokaler, arrangera förtidsröstningen inom kommuneng samt genomföra den preliminära räkningen av rösterna på valkvällen.

Kommunfullmäktige antog den 30 maj 2022, § 77 reglemente för valnämnden som gäller från 1 januari 2023.

Reglemente

Ladda ner reglementet för Valnämnden (öppnas i nytt fönster) Pdf, 289.6 kB. (Pdf, 289.6 kB) eller läs reglementet nedan.

Reglemente för valnämnden

Valnämndens verksamhetsområde

Uppdrag och verksamhet

1 §

Valnämnden ska inom sitt verksamhetsområden följa vad som anges i lag eller annan författning. De ska följa det kommunfullmäktige – i reglemente, i samband med budget eller i annat särskilt beslut – har bestämt att nämnden ska fullgöra, samt verka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och angivna riktlinjer.

Nämnden svarar för kommunens uppgifter enligt:

• vallagen (2005:837) och anknutna författningar i fråga om de allmänna valen
• folkomröstningslag (SFS 1979:369) i fråga om allmänna folkomröstningar
• 5 kap 34 § andra stycket kommunallagen (1991:900) i fråga om lokala folkomröstningar
• lagen (1994:692) om kommunala folkomröstningar.

2 §

Nämnden åligger särskilt:

• att fortlöpande följa den lokala valdistriktsindelningen och initiera de ändringar däri, som förändrade befolkningstal eller andra faktorer kan föranleda
• att svara för dem lokala organisationen vid genomförandet av allmänna val, folkomröstningar och dylikt
• att vara remissorgan i frågor som rör verksamhetsområdet liksom med uppmärksamhet följa utvecklingen inom området samt hos kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och andra kommunala nämnder - eller hos andra myndigheter - göra de framställningar nämnden finner påkallade
• att i övrigt fullgöra de uppdrag som kommunfullmäktige överlämnar till nämnden
• i nämndens uppgifter ingår att ansvara för informationsinsatser rörande val.

Delegering från kommunfullmäktige (KL 3 kap 10 §)

3 §

Nämnden får själv eller genom ombud föra kommunens talan i alla mål och ärenden inom sitt verksamhetsområde. Nämnden äger i sådana mål och ärenden rätt att på kommunens vägnar träffa överenskommelse om betalning av fordran, anta ackord, ingå förlikning och sluta annat avtal.

Processbehörighet

4 §

Valnämnden får själv eller genom ombud föra kommunens talan i mål och ärenden inom nämndens verksamhetsområde och som inte samtidigt berör annan nämnd, eller mål och ärenden som nämnden genom lag eller annan författning ansvarar för.

Organisation inom verksamhetsområdet

5 §

Valnämnden ansvarar för att dess organisation är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till av kommunfullmäktige fastställda mål och styrning samt lagar och andra författningar för verksamheten.

Personalansvar inom verksamhetsområdet

6 §

Kommunstyrelsen är anställningsmyndighet för all personal inom nämndens verksamhetsområde och har därmed ansvar för arbetsmiljön enligt arbetsmiljölagen (1977:1160) och för att fördela arbetsuppgifter enligt denna lag till ansvariga chefer inom verksamheterna.

Behandling av personuppgifter

7 §

Valnämnden är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som sker i valnämndens verksamhet. Kommunstyrelsen är personuppgiftsansvarig för de typer av behandlingar som är gemensamma för hela kommunen, enligt vad som angivits i kommunstyrelsens registerförteckning enligt artikel 30 i dataskyddsförordningen.

Nämnden ska utse dataskyddsombud.

Ekonomisk förvaltning

8 §

Valnämnden ska ha hand om den ekonomiska förvaltningen inom sitt förvaltningsområde, inom ramen för av kommunfullmäktige budgeterade medel.

Nämnden får besluta att fördela budgetmedel inom verksamhetsområdet på sätt som nämnden anser lämpligt inom ramen för direktiv och riktlinjer.

Uppföljning, återredovisning och rapportering till kommunfullmäktige

9 §

Valnämnden ska kontinuerligt följa upp sin verksamhet.

Valnämnden ska redovisa till kommunfullmäktige hur de har fullgjort de uppdrag som kommunfullmäktige har lämnat till dem.

1. i reglemente
2. genom finansbemyndigande.

Valnämnden ska vid redovisningen även redogöra för hur uppdrag som delegerats till dem har fullgjorts.

Redovisning ska ske enligt riktlinjer som fastställs av kommunfullmäktige. Redovisningen lämnas till kommunstyrelsen som samordnar de olika nämndernas redovisningar.

Nämnderna ska också fullgöra rapporteringsskyldighet som ålagts dem enligt speciallag.

Information och samråd

10 §

Styrelsen, nämnderna och kommunalråd respektive oppositionsråd ska i möjligaste mån från nämnd erhålla den information och det underlag de behöver i sin verksamhet. Rätten till information och underlag omfattar inte uppgift för vilken sekretess råder.

Nämnden ska samråda när dess verksamhet och ärenden berör kommunstyrelsens eller annan nämnds verksamhet.

Samråd bör även ske med föreningar och organisationer när dessa är särskilt berörda. Nämnden beslutar om formerna för samrådet.

Medborgarförslag

11 §

Medborgarförslag, där kommunfullmäktige överlåtit till nämnden att fatta beslut, ska om möjligt beredas så att nämnden kan fatta beslut inom ett år från det att förslaget väcktes i kommunfullmäktige.

Valnämnden ska fortlöpande informera kommunfullmäktige om de beslut som fattats i anledning av ett medborgarförslag.

Nämnden ska två gånger per år redovisa de medborgarförslag som inte beretts färdigt för beslut i kommunfullmäktige inom ett år från det att förslagen väcktes i kommunfullmäktige. Kommunfullmäktige ska informeras om anledningen till att ärendena inte har avgjorts och när beslut kan förväntas fattas. Redovisningen ska göras på kommunfullmäktiges ordinarie sammanträden andra och fjärde kvartalet.

När ett medborgarförslag beretts färdigt och beslut är fattat ska förslagsställaren underrättas.

Tidpunkt för sammanträden

12 §

Valnämnden sammanträder på dag och tid som nämnden bestämmer.

Sammanträde ska hållas också om minst en tredjedel av nämndens ledamöter begär det eller om ordföranden anser att det behövs. En begäran om extra sammanträde ska göras skriftligen hos ordföranden och innehålla uppgift om det eller de ärenden som önskas bli behandlade på det extra sammanträdet.

Ordföranden ska, om möjligt, samråda med vice ordföranden om tiden för extra sammanträde.

Om det föreligger särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om möjligt ska samråd ske med vice ordföranden.

Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras, ska ordföranden se till att varje ledamot och ersättare snarast underrättas om beslutet.

Kallelse

13 §

Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. När varken ordföranden eller vice ordförande kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i nämnden längst tid göra detta (ålderspresidenten). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den till åldern äldste ledamoten vara ålderspresident.

Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen ska sändas till varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet minst en vecka före sammanträdet. Kallelse sker elektroniskt om det inte är olämpligt. Ordföranden bestämmer formen för kallelse.

I undantagsfall får kallelse ske inom annan tid och/eller på annat sätt.

Tillsammans med kallelsen bör det finnas en föredragningslista. Föredragningslistan skickas om möjligt sex dagar dock senast fyra dagar före sammanträdesdagen. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen.

Offentliga sammanträden

14 §

Valnämnden får besluta om offentliga sammanträden utifrån valmyndighetens regler.

Sammanträde på distans

15 §

Valnämnden får, om särskilda skäl föreligger, sammanträda med ledamöter närvarande på distans. Sådant sammanträde får endast äga rum om ljud- och bildöverföring sker i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Lokalen ska vara så beskaffad att inte obehöriga kan ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud.

Ledamot som önskar delta på distans ska senast tre arbetsdagar i förväg anmäla detta till kommunstyrelsens kansli. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans.

Valnämnden får bestämma vad som närmare ska gälla om deltagande på distans i valnämnden.

Närvarorätt

16 §

Kommunstyrelsens ordförande har rätt att närvara vid nämndens sammanträden och delta i överläggningarna. Nämnd får därutöver, om särskilda skäl föreligger för detta, medge ledamot av styrelsen denna rätt. Den förtroendevalde har i den utsträckning nämnden beslutar rätt att få sin mening antecknad i protokollet.

Härutöver får nämnden medge förtroendevald som inte är ledamot eller ersättare i nämnden att närvara vid sammanträde med nämnden för att lämna upplysningar. Även anställd i kommunen och särskilt sakkunnig kan medges denna rätt. Om nämnden beslutar det, får den som kallats delta i överläggningarna.

Valnämnden får härutöver bestämma att annan ska ha rätt att närvara vid nämndens sammanträden.

Sammansättning

17 §

Valnämnden består av sju ledamöter och sju ersättare.

Ordföranden

18 §

Det åligger ordföranden att:

• Leda nämndens arbete och sammanträden
• Kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglemente
• Inför sammanträdena se till att ärendena som ska behandlas i nämnden vid behov är beredda
• Se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i nämnden
• Bevaka att nämndens beslut verkställs.

Härutöver åligger det nämndens ordförande att under nämnden:

• Närmast under nämnden ha uppsikt över organisation inom nämndens verksamhetsområde
• Med uppmärksamhet följa frågor av betydelse för verksamhetens utveckling och ekonomiska intressen samt effektiviteten i verksamheten och ta initiativ i dessa frågor
• Främja samverkan mellan nämnden, kommunstyrelsen, kommunens övriga nämnder och styrelser samt kommunfullmäktige.

Presidium

19 §

Valnämndens presidium består av ordförande, och vice ordförande. Vice ordföranden har funktionen som ordförandens ställföreträdare. Nämnden representeras av ordföranden och vice ordföranden om ordföranden inte beslutar annat.

Vice ordförande ska biträda ordföranden i uppgiften att planera och leda sammanträdet i den mån ordföranden anser att det behövs.

Ersättare för ordföranden och vice ordföranden

20 §

Om varken ordföranden eller vice ordförande kan delta i ett helt sammanträde eller en del av ett sammanträde, får nämnden utse en annan ledamot som ersättare för dessa. Tills valet förrättats, fullgörs ordförandens uppgifter av den som varit ledamot i nämnden längst tid. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid fullgörs ordförandens uppgifter av den äldste av dem.

Om ordföranden eller annan i presidiet på grund av exempelvis sjukfrånvaro överstigande två veckor inte har möjlighet att fullgöra sitt uppdrag kan nämnden besluta om en eller flera förtroendevalda som arvoderas för att vara ersättare och fullgöra samtliga ordförandens/övriga presidiets uppgifter, dock högst tre månader. För tiden som överstiger tre månader beslutar kommunfullmäktige om ersättare, likaså när det är känt att frånvaron kommer att överstiga tre månader.

Förhinder

21 §

En ledamot som är förhindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde, ska snarast anmäla detta till kommunens kansli som kallar ersättare.

Ersättares tjänstgöring

22 §

Om en ledamot är förhindrad att delta eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har kallats in.

En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare trätt i ledamotens ställe.

Ersättarna ska, om dessa inte väljs proportionellt, tjänstgöra enligt den ordning som kommunfullmäktige har bestämt. Om ingen ordning är bestämd, kallas ersättare i den ordning de tagits upp i kommunfullmäktiges protokoll från valet.

Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet, men har inte rätt att lämna förslag eller delta i besluten.

En ersättare som har börjat tjänstgöra har alltid företräde oberoende av turordningen. Om det etablerade majoritetsförhållandet mellan partierna påverkats genom ersättarens tjänstgöring får dock en ersättare som inställer sig under pågående sammanträde träda in i stället för en ersättare som kommer längre ner i turordningen

Jäv, avbruten tjänstgöring

23 §

En ledamot eller en ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får tjänstgöra igen sedan ärendet handlagts.

Ledamot som en gång avbrutit tjänstgöringen under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat det etablerade majoritetsförhållandet mellan partierna.

Yrkanden

24 §

När nämnden förklarat överläggningen i ett ärende avslutad, går ordföranden igenom de yrkanden som har framställts under överläggningen och kontrollerar att de har uppfattats korrekt. Ordföranden befäster genomgången med ett klubbslag. Därefter får inte något yrkande ändras eller läggas till, om inte nämnden enhälligt beslutar att medge det.

Om ordföranden anser att det behövs ska den ledamot som har framställt ett yrkande lämna in det skriftligen.

Deltagande i beslut

25 §

En ledamot som, där detta är möjligt, avser att avstå från att delta i ett beslut, ska anmäla detta till ordföranden innan beslut fattas.

En ledamot som inte har gjort en sådan anmälan anses ha deltagit i beslutet, om nämnden fattar det med acklamation.

Reservation

26 §

Ledamot och tjänstgörande ersättare som deltagit i beslut har rätt att reservera sig. Reservation får lämnas fram till sammanträdet avslutas.

Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Motsvarande gäller vid omedelbar justering.

Justering av protokoll

27 §

Protokollet justeras av ordföranden och två ledamöter.

Valnämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen bör redovisas skriftligt vid sammanträdet och justeras av ordföranden och två ledamöter.

Kungörelser och tillkännagivanden av föreskrifter med mera

28 §

Nämnden ansvarar för att beslut och föreskrifter inom det egna ansvarsområdet kungörs enligt gällande bestämmelser.

Nämnden ska underrätta styrelsen om ändringen och dess innehåll så snart en uppdatering av den kommunala författningssamlingen bedöms nödvändig.

Delgivningsmottagare

29 §

Delgivning med nämnden sker med ordföranden, sektorchefen, nämndens sekreterare eller annan anställd som nämnden beslutar.

Undertecknande av handlingar

30 §

Skrivelser, avtal och andra handlingar från nämnden ska på nämndens vägnar undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av anställd som nämnden bestämmer. Vid förfall för ordföranden inträder vice ordföranden och vid förfall för denne den ledamot som styrelsen utser.

Nämnden får även uppdra åt förtroendevald eller tjänsteman att enligt av nämnden lämnade direktiv underteckna handlingar på nämndernas vägnar.

Beslut som fattas med stöd av delegation samt skrivelser, avtal och andra handlingar som upprättas med anledning därav undertecknas av den som fattat beslutet och, i förekommande fall, kontrasigneras av den som utses därtill.

Kontaktperson

Linnéa Andersson, assistent
E-post: linnea.andersson@gotene.se
Telefon: 0511-38 61 11