Digitaliseringsstrategi

Götene kommuns digitaliseringsstrategi är en plan för att effektivisera och förbättra tjänster genom digitala lösningar som förenklar vardagen för medborgare och medarbetare. Strategin prioriterar en säker, enhetlig digital infrastruktur och ställer digitala tjänster i första hand. Samarbete med andra kommuner och satsning på ökad digital kompetens ska stödja utvecklingen och frigöra resurser. Riskbedömning är central för att säkerställa att digitala processer är trygga. Strategin syftar till att hjälpa kommunen uppnå sina mål genom hållbar och behovsanpassad digitalisering.

1. Inledning

För Götene kommun är digitaliseringen ett sätt att skapa ett hållbart samhälle där digitaliseringen är anpassad för alla och möter framtida behov hos de som bor, verkar och besöker kommunen. Beroende på vem eller vilka som använder ordet digitalisering så har det olika betydelser. Götene kommuns definition är:

”En metod för verksamhetsutveckling där digitala lösningar används för automatisering eller innovation”.

Digitalisering handlar inte om teknik utan om att förenkla och effektivisera tjänster och åtkomst till information med stöd av IT. Det förutsätter att medarbetare och chefer systematiskt driver utvecklingen framåt tillsammans med berörda mottagare för att skapa behovsanpassade tjänster.

I en digital värld där behovet av att använda information ökar, blir vikten av att säkerställa korrekt hantering av informationen stor. Individens integritet, säkerhet och rättigheter är grundläggande. Kommunens förmåga att möta ny teknik och förändrat användarbeteende med nya tjänster kommer att vara beroende av förmågan att hantera säkerhetsfrågor.

1.1 Syfte

Digitaliseringsstrategin fastställer de övergripande inriktningarna för arbete med digitalisering i kommunen. Strategin ska leda till ett mer samordnat och gemensamt digitaliseringsarbete i syfte att göra verksamheten i kommunen mer effektiv och ändamålsenlig.

Den ska även vara ett stöd till nämnder och sektorer att uppnå kommunens vision och strategiska målområden med digitaliseringen som verktyg.

1.2 Ansvar

Digitaliseringsstrategin gäller för förtroendevalda och anställda i Götene kommun.

2. Övergripande inriktningar för digitalisering

Vid utveckling, skapande av nya tjänster, arbetssätt eller processer för ökad kvalitet, kan det göras genom att digitalisera och införa digitala lösningar. Digitalisering handlar om nya sätt att tänka, kommunicera och arbeta med hjälp av ny teknik, eller att tillämpa befintlig teknik på nya sätt.

Genom digitalisering kan det förenklas för kommunens målgrupper och även internt – arbetskrävande moment kan tas bort, interna processer göras mer effektiva och en ökad involvering av målgrupperna i kommunens utveckling möjliggöras. Rätt hanterad kan digitaliseringen därmed bidra till att skapa en effektivare välfärd där medarbetare i högre grad kan ägna sin arbetstid åt medborgarnära, värdeskapande och kvalificerade frågor.

Respektive nämnd omsätter strategin i planering och handling utifrån eget ansvarsområde med kommunstyrelsen som samordnande funktion. Uppföljning sker inom ramen för nämndernas planering. Följande fem inriktningar har identifierats:

2.1 Inriktning ”Digital struktur”

En grundförutsättning för digitalisering och fungerande informationsflöden är en flexibel, skalbar och säker digital infrastruktur. En enhetlig digital infrastruktur bidrar till effektiv förvaltning av data och information, med tydliga processer och ansvar.

Digitalisering kräver samverkan mellan många olika kompetenser och ett tydligt fokus på förändringsledning. Förståelse och tydlighet kring verksamhetsprocesser och dess kopplingar till IT-tjänster samt livscykler ger en gemensam digital plattform att utgå från och mötas på. Det kommer att underlätta digitaliseringsarbetet och säkerställa bättre service.

Inriktning ”Digital struktur” leder till:

• En välfungerande, enhetlig och säker digital infrastruktur
• En gemensam plattform
• Kommunövergripande teknikplattformar och IT-tjänster strävas att standardiseras och konsolideras.
• De gemensamma utvecklingsbehoven prioriteras och hanteras tillsammans.
• Utgå från användarens behov

2.2 Inriktning ”Digitalt först”

Med ”digitalt först” menas att digitala tjänster ska vara förstahandsvalet, när det är möjligt och relevant. Detta när nya tjänster och lösningar utvecklas inom kommunen men även i kontakter både inom den egna verksamheten samt externt mot privatpersoner och näringsliv. ”Digitalt först” kommer att bidra till en effektivisering av kommunens interna administration och ökad servicegrad. Digital service och digitala flöden ska användas där det är möjligt och därigenom frigöra resurser för mer kvalitetshöjande och värdeskapande aktiviteter.

Inriktning ”Digitalt först” leder till:

• En enhetligare kommunikation med privatpersoner och näringsliv
• En ökad servicegrad
• En effektivisering av kommunens interna administration

2.3 Inriktning ”Kommunal samverkan”

Götene kommun ska aktivt verka för, samt utvärdera, de möjligheter som kommunsamverkan inom digitalisering kan ge. Samverkan ska ske med kommunerna som ingår i V6. Samverkan kan även ske med övriga kommuner inom regionen och i förekommande fall med andra kommuner eller intressenter i det fall detta innebär fördelar för kommunen.

Nyttan för kommunen är styrande när det gäller samverkansfrågan.

Investeringar inom digitalisering ska om möjligt samordnas och ske gemensamt i syfte att uppnå skalfördelar.

Samverkan innebär inte per definition att gemensamma system eller lösningar införskaffas och samnyttjas. Samverkan kan även innebära samarbete kring utveckling av metoder, processer eller tjänster. Beslut i samverkansfrågor föregås av noggrann utredning, analys och utvärdering där för- och nackdelar med olika alternativ tydliggörs.

Inriktning ”Kommunal samverkan” leder till:

• möjliggörandet av samma processer och dataformat i kommunerna
• att kommunikationen blir enklare mellan kommunerna
• kunskapsdelning mellan kommunerna

2.4 Inriktning ”Ökad digital kompetens”

Digitaliseringen utvecklar och utmanar kommunens verksamheter och arbetssätt. Det handlar både om förmågan att använda digitala verktyg och tjänster samt att kunna omsätta ny kunskap i praktiken. Det ger oss också förmågan att ha ett källkritiskt förhållningssätt till informationen. Arbetsuppgifter ska i största möjliga mån automatiseras för att frigöra tid. Kommunens resurser behöver utnyttjas på bästa sätt och effektiviseringsmöjligheter tas tillvara. Ökad digitalisering kan förbättra såväl kvalitet som effektivitet i kommunens verksamheter.

De tjänster som kommunen erbjuder behöver anpassas till nya behov. Kommunens kunder och medborgare ska kunna lösa sina ärenden digitalt med stort mått av självständighet. Användare ska kunna ta del av kommunens digitala service på lika villkor.

Inriktningen för ”Ökad digital kompetens” leder till:

• Öka kommunens inre effektivitet
• En förbättrad service
• Ger oss möjlighet att bedöma värdet i digitala initiativ

2.5 Inriktning ”Riskbedömning digitala processer”

Vid införandet av nya digitala arbetsprocesser är det viktigt att riskbedöma dessa. Potentiella hot, såsom dataintrång, systemavbrott och bristande användarutbildning ska identifieras. Konsekvenserna av dessa hot ska analyseras och lämpliga åtgärder vidtas för att minimera riskerna eller hantera uppkomna risker. För att säkerställa att alla förstår riskerna och åtgärderna är det avgörande att involvera relevanta intressenter och ha tydliga kommunikationskanaler.

Inriktningen ”Riskbedömning digitala processer” leder till:

• Säkrare digitala processer
• Mindre påverkan på verksamheten vid driftstörning
• Verksamheten har färdiga rutiner när risk uppkommer