Riktlinjer för användande av Centrumhusets sammanträdesrum och allmänna ytor

Dessa riktlinjer beskriver hur Centrumhusets sammanträdesrum och allmänna ytor får användas, lånas och hyras av såväl kommunens egna verksamheter som av hyresgäster i huset och organisationer, företag och privatpersoner i kommunen.

Antogs av kommunstyrelsen den 14 december 2016, § 262

Syftet med Centrumhuset och dessa riktlinjer

I Centrumhuset samlas de flesta av kommunens administrativa verksamheter och är därmed motsvarigheten till det som ofta kallas stadshus eller kommunhus. Men Centrumhuset är mer än bara ett kommunhus. Syftet med Centrumhuset är att samla olika offentliga verksamheter och andra tjänster under ett och samma tak för att underlätta för kommunens invånare och samtidigt utgöra en mötesplats. Därför inrymmer huset även en stor del av den samhällsservice som finns i Götene kommun.

Centrumhuset ska vara en öppen, tillgänglig och välkomnande mötesplats för alla, för såväl oss som arbetar i huset och för dig som kommuninvånare, föreningsrepresentant, företagare eller besökare. Därför är det viktigt att husets offentliga ytor hålls fria från politisk påverkan och att tillgängligheten av husets allmänna lokaler inte utgör konkurrens till andra lokaluthyrare i kommunen.

Av den anledningen finns det begränsningar i hur lokalerna får nyttjas. Dessa riktlinjer har tagits fram för hur sammanträdesrummen och husets allmänna ytor får användas just för att Centrumhuset ska kunna fortsätta att vara den trivsamma och inbjudande mötesplats som är tanken med huset.

Sammanträdesrummen

I Centrumhuset finns ett antal sammanträdesrum för möten och konferenser. Vissa av dessa sammanträdesrum är tillgängliga för allmänheten att låna eller hyra under vissa förutsättningar. Andra sammanträdesrum är endast till för kommunens verksamheter. Samtliga sammanträdesrum får användas fritt av:

• kommunens verksamheter
• kommunfullmäktiges politiska partier

Sammanträdesrum tillgängliga att låna eller hyra

I Centrumhuset finns följande sammanträdesrum som är tillgängliga att låna eller hyra för andra än kommunens verksamheter: 

• Biografen Götasalen
• Grottan
• Götenesalen
• Kinnekullesalen
• Sessionssalen
  

Sammanträdesrummen får lånas kostnadsfritt av:

• hyresgäster i Centrumhuset
• föreningar i kommunen
• andra myndigheter
• andra organisationer som inte är vinstdrivande
  

Sammanträdesrummen får hyras mot avgift av: 

• företag
• privatpersoner
  

Grottan, Götenesalen och Kinnekullesalen får nyttjas av externa aktörer max en gång i månaden. Biografen och Sessionssalen får nyttjas av externa aktörer max två gånger per halvår. Hyresgäster i Centrumhuset har möjlighet att nyttja lokalerna mer utifrån verksamheternas behov efter överenskommelse. 

Sammanträdesrum endast för kommunens verksamheter

De sammanträdesrum som finns i kommunförvaltningens korridorer på andra våning får endast användas av kommunens verksamheter och de politiska partierna i kommunfullmäktige.

Därutöver finns även Årnäsrummet ovanför biblioteket som även får användas av biblioteksbesökare som vill sitta i fred. Detta godkänns och bokas i så fall av bibliotekspersonalen.

Villkor för användande av sammanträdesrummen

• Sammanträdesrummen får användas vardagar klockan 7.00–22.00. Vill man använda lokalerna utöver denna tid, det vill säga efter klockan 22.00 eller på helger, ska det godkännas av sektorschefen för ledning och stöd eller kommundirektören och fastighetsskötaren ska kontaktas.
• Sammanträdesrummen är inte tillgängliga för någon att använda under valdagar. Då är Centrumhuset en vallokal och inga aktiviteter som kan hindra eller störa väljaren under röstningen får förekomma.
• Lokalerna får inte användas för försäljning, marknadsföring av produkter eller tjänster eller festarrangemang.
• Externa aktörer får inte ta entré eller avgift för aktiviteterna i lokalerna.
• Nyckelbricka för att låsa upp sammanträdesrummen hämtas ut i medborgarkontoret.
  

Ommöblering, ljud och bild

Om det krävs ommöblering av Sessionssalen eller om ljud eller projektor ska användas i Götasalen (biografen) ska detta meddelas medborgarkontoret vid bokning som förmedlar kontakt till fastighetsskötaren. Kommunens egna verksamheter kontaktar själva fastighetsskötaren.

Serveringsytan vid caféet

I Centrumhusets mitt finns ett café. Serveringsytan (markering B i skissen längre ner), det vill säga den yta där bord och stolar är placerade, disponeras av caféinnehavaren under vardagar fram till klockan 19.00. Caféinnehavaren får disponera serveringsytan för slutna sällskap under andra tider efter överenskommelse, dock inte för kommersiella ändamål utöver caféets egen försäljning. Mellan klockan 19.00 och 22.00 är serveringsytan tillgänglig att boka för andra.

Villkor för användande av serveringsytan

• Serveringsytan ska bokas via medborgarkontoret. Kommunens verksamheter bokar själva ytan på intranätet.
• Vill man boka serveringsytan efter klockan 22.00 eller på helger ska det godkännas av sektorschefen för ledning och stöd eller kommunchefen. Fastighetsskötaren ska kontaktas för att bland annat ordna nyckelbricka till ytterdörren.
• Serveringsytan får inte användas för försäljning, marknadsföring eller festarrangemang.
• Externa aktörer får inte ta entré eller avgift för aktiviteterna i lokalen.
  

Allmänna ytor

I Centrumhuset finns ett antal allmänna ytor. Dessa är:

• Entréhallen (markering A i skissen längre ner)
  
• Ytan framför fönsterraden i entréhallen (markering C i skissen längre ner)
  
• Hallen på övre plan (markering D i skissen längre ner).
  

Mässor och arrangemang

De allmänna ytorna får användas till mässor och liknande arrangemang av:

• kommunens verksamheter
  
• husets hyresgäster
  

Privatpersoner, föreningar, företag och andra aktörer som inte är hyresgäster får inte arrangera mässor eller likande aktiviteter i Centrumhuset, ifall de inte arrangeras i samarbete med kommunen.

Arrangemangen ska ha en tydlig koppling till arrangörens verksamhet, stärka den eller förhöja besökarens upplevelse av arrangören och dess verksamhet. Eventuell försäljning av externa aktörer som förekommer i samband med aktiviteten får i sig inte utgöra huvudaktiviteten utan får endast vara ett komplement till arrangörens verksamhet.

Utställningar

Ytan framför fönsterraden i entréhallen kan användas till utställningar på flyttbara skärmar. Utställningar får arrangeras av:

• kommunens verksamheter
  
• husets hyresgäster
  
• andra myndigheter
  
• organisationer som inte är vinstdrivande och föreningar i kommunen
  

Skärmar finns att låna och bokas i samband med bokningen av ytan.

Villkor för skärmutställningar:

• Utställningen får vara i max två veckor. 
  
• Kommersiella eller politiska utställningar får inte förekomma.
  
• Utställningarnas innehåll ska gå i linje med Centrumhusets syfte och kommunens värderingar och får inte anses stötande.
  

När konstföreningen inte ställer ut i konstrummet finns även möjlighet att boka konstrummet för utställningar. Godkännande av utställning och bokning görs av biblioteks- eller kultursamordnaren.

Affischering

Det finns flera anslagstavlor i Centrumhuset där det finns möjlighet att sätta upp olika typer av information.

• Kulturarrangemang
  På anslagstavlan vid entrén mot Torggatan finns en anslagstavla för affischering av kulturarrangemang i kommunen samt i närliggande kommuner.
• Föreningsinformation
  På anslagstavlan vid entrén mot Doktorsvägen finns en anslagstavla där föreningar i kommunen kan sätta upp information.
  

Villkor för affischering:

• Affischering får endast göras på anslagstavlorna och för de ändamål som anslagstavlorna är avsedda för. 
  
• Det är inte tillåtet att affischera på entrédörrarna. 
  
• Affischerna ska lämnas till medborgarkontoret som sätter upp dem. 
  
• Affischerna får hänga uppe i max två veckor.
  

Boknings- och förhållningsregler

Följande regler gäller för att få boka och använda lokalerna i Centrumhuset.

Boka och avboka lokal

Samtliga lokaler bokas genom medborgarkontoret. Kommunens verksamheter bokar själva lokalerna på kommunens intranät. Kommunens verksamheter kontaktar även själva fastighetsskötaren när lokalerna ska användas utanför ordinarie kontorstider.

Det är viktigt att lokalerna avbokas ifall de inte ska nyttjas så att andra har möjlighet att använda dem istället. Kontakta medborgarkontoret så snart som möjligt för att avboka lokalerna. Kommunens verksamheter avbokar själva lokalerna på kommunens intranät.

Avgifter

För att få använda Centrumhusets sammanträdesrum och allmänna ytor gäller följande avgifter:

Priserna är inklusive moms.

Företräde till lokalerna

Den som bokar lokalen har företräde till den. I undantagsfall gäller dock följande när verksamheterna kräver det:

• Kommunfullmäktige har företräde till Sessionssalen
  
• Kommunens krisorganisation har företräde till samtliga sammanträdesrum
  
• Biografföreningen Göta Lejon har företräde till Götasalen

Eftersom bokning av lokalerna sköts digitalt ska dubbelbokning vara omöjligt. Men för säkerhets skull ska bekräftelsen som skickas med e-post till den som gör bokningen sparas. Om du bokar via medborgarkontoret, be att få en kopia på bokningsbekräftelsen utskriven eller skickad till dig. Om dubbelbokning ändå skulle uppstå har den som först bokade lokalen företräde till den, om inte berörda parter kommer överens om något annat.

Ditt ansvar som bokar lokal

Du som bokar lokalen har följande ansvar:

• Du förbinder dig till att följa dessa riktlinjer samt svensk lag under din vistelse i lokalen.
• Du ansvarar för att hålla god ordning, att inga obehöriga vistas i lokalen och att lokalen används för de ändamål som har angivits vid bokningstillfället.
• Du ansvarar för att städa och ställa i ordning efter dig. Om detta inte görs tillkommer en städavgift. 
• Du ansvarar för att samtliga deltagare lämnar huset om aktiviteten slutar efter Centrumhusets stängning (måndag-torsdag klockan 19.00, fredagar klockan 18.00 samt helger).
• Du är ersättningsskyldig för eventuella skador som uppstår eller inventarier som försvinner under din bokade tid i lokalen. Kontakta medborgarkontoret så snart som möjligt om detta inträffar.
• Du är ansvarig för de föremål och värdesaker som medförs till lokalen.
  

Mat och dryck

Under caféets öppettider kan fika beställas till sammanträdesrummen. Det är tillåtet med medhavd fika på möten i sammanträdesrummen. Du får äta en enklare måltid i lokalerna. De får inte användas till festarrangemang.

Rök-, alkohol- och drogförbud

Det är rök-, alkohol- och drogförbud i alla kommunens fastigheter. Man får heller inte röka i direkt anslutning till entréerna. Vid speciella tillställningar kan man få undantag från alkoholförbudet. Detta beviljas i så fall av kommunstyrelsen.

Brandskyddsregler

• Utrymningsvägar får inte blockeras.
  
• Utrymningstavlor, brandsläckare, brandskåp, nödutgångar och dess skyltar får inte övertäckas. 
  
• Maxantalet personer som får vistas i lokalen får inte överstigas – se skyltning i lokalen.
  
• Om falskt larm orsakas kommer den som bokat lokalen få betala kostnaden för räddningstjänstens utryckning.

Ingen politisk eller kommersiell påverkan på allmänna ytor

Utåtriktad politisk verksamhet får inte förekomma på Centrumhusets allmänna ytor. Det gäller såväl öppna möten som anslag och namninsamlingar. Inte heller kommersiell påverkan, i form av marknadsföring eller försäljning av produkter eller tjänster får förekomma.

Insamlingar

Insamling av medel till välgörande ändamål får förekomma i den mån det ligger i linje med Centrumhusets syfte och kommunens värderingar samt att insamlingen sker på frivillig basis och inte påtvingas besökare. Det vill säga, det är okej att ha en bössa stående på ett bord men inte aktivt be individer att skänka pengar, då det kan uppfattas som påtvingande. Insamlingen ska godkännas av kommunchefen eller sektorschefen för ledning och stöd.

Insamling av namnunderskrifter till olika ändamål är inte tillåtet då detta är en politisk handling.

Djurfria lokaler

Centrumhuset är djurfritt. Det innebär att du inte får ta med dig sällskapsdjur in i lokalerna, med undantag för service-, signal- och tjänstehundar som utgör ett hjälpmedel för individen under sin vistelse i lokalerna.

Frågor, funderingar och överklagande

Om du har några frågor eller funderingar kring hur lokalerna får användas, hur du bokar och avbokar eller vilken lokal som passar bäst för olika ändamål är du välkommen att kontakta medborgarkontoret.

Om det råder tveksamheter kring hur Centrumhusets lokaler får användas eller om du vill överklaga ett beslut om hur lokalerna får användas överlämnar medborgarkontoret frågan till sektorschefen för ledning och stöd eller kommundirektören för prövning.

Skiss över de allmänna ytorna

• A - Entréhallen
• B - Serveringsytan vid caféet
• C - Skärmutställningsyta
• D - Hall övre plan